Onderhoudscontract verlopen geeft risico in een aantal situaties. Naast het tijdig opzeggen van een onderhoudscontract hebben we ook het tijdig verlengen van een onderhoudscontract. Recent hebben we meegemaakt dat een onderhoudsverlenging niet werd gedaan omdat de juiste personen niet meer werkzaam waren binnen de organisatie. Een eenvoudige contractverlenging had een schadepost kunnen voorkomen van ruim 100.000 euro. Door het expireren van het onderhoud en ook de coulanceperiode was deze organisatie genoodzaakt om een volledig nieuw product aan te kopen.

Dit betrof een software licentie waarbij het onderhoud niet automatisch werd verlengd. De gebruikers zullen dit zeker hebben aangetroffen zoals een bedorven ei dat in de eierdoos. Plots wordt geconstateerd dat iets niet helemaal werkt zoals was dat gebruikelijk is.

Hoe had dit kunnen worden voorkomen?

Dit had kunnen worden voorkomen door een gebruikersvriendelijk systeem en organisatorische afstemming waarin de juiste contracten in de contractadministratie zijn opgenomen. Taken die uitstaan om tijdig acties te nemen escaleren automatisch als de persoon die niet aanwezig is (o.a. ziek, andere functie) zijn geplande taken niet kan doen. Voor een manager is het belangrijk om overzicht te hebben en daarna taken te delegeren.