Het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer zal in de praktijk lastig zijn. De twee termen worden vaak te pas en te onpas door elkaar gebruikt. Toch zijn er wel degelijk verschillen.
Om te beginnen, een contract is een verlengstuk waarbij een organisatie een dienst of een product inkoopt. Het is belangrijk dat deze dienst goed aansluit op behoeften van de organisatie. Via contractmanagement zal er initieel (bij het inkoopproces) iets worden vastgelegd in de vorm van een contract.
Het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer
Contractmanagement omvat:
- Initiatie (contract)
- Opstellen contract en voorwaarden
- Beheer (operationeel)
- Review en aanpassing
- Beëindiging
De dienst zelf kan verder worden uitgewerkt in de vorm van een SLA. Deze SLA heeft altijd betrekking op het operationele deel van de dienst. De SLA slaat een operationele brug tussen klant en leverancier. Na het inkooptraject dient de ingekochte dienst ook te worden onderhouden zodat afstemming met de behoeften van de organisatie optimaal gewaarborgd blijft. Contractbeheer is vergelijkbaar met het onderhouden (of laten onderhouden) van een tuin. Het ontwerp en de aanleg vallen onder contractmanagement.
Contractbeheer is een operationele taak en valt binnen de gehele cyclus van contractmanagement. Deze operationele taak kan dan met een SLA verder worden ingekaderd. De SLA helpt bij het vastleggen van afspraken hoe de twee partijen met elkaar om dienen te gaan. De SLA maakt de dienst helder en transparant Hierin wordt dan gedefinieerd wat het operationele beheer inhoudt (de kaders).
Contractmanagement omvat de gehele cyclus van contractinitiatie tot contractherziening. De beëindiging van een contract kan ook worden gezien als een contractherziening. Dit gehele traject is de levenscyclus van een contract.
Voorbeeld contractmanagement en contractbeheer
Bij contractmanagement zijn tenminste twee partijen betrokken. Dit zijn de klant en de leverancier. Beiden dienen contractmanagement uit te voeren. Een onderdeel hiervan is contractbeheer. De meest basale vorm van contractbeheer aan de leverancierszijde is het versturen van een factuur. Aan de klantzijde betreft dit dan het betalen van de factuur. In de relatie is geen actieve SLA aanwezig.
Bovenstaand “hamburger model” kan goed worden gebruikt bij de opzet van een gedegen contractmanagement process binnen organisaties.
Voorbeeld disaster recovery
Bij disaster recovery is sprake van een directe en hechte relatie met contractmanagement. Lees meer: disaster recovery en contractmanagement.
Een SLA opzetten
Een SLA is noodzakelijk bij complexe of kritische diensten. Meer over SLA’s en het opzetten hiervan vindt u op de website van Abraxax: Opzetten SLA
Kleine organisaties en Contractmanagement
Voor kleine organisaties is het verschil tussen contractmanagement en contractbeheer vaak bijzonder klein. Vaak is het maar één persoon of een paar personen die betrokken zijn. In grote organisaties met veel afdelingen en complexe contracten is er wel degelijk een groot verschil tussen contractmanagement en contractbeheer.