Contractmanagement is simpel. We maken het te complex en daardoor doen we het niet (goed).
- Contractmanagement is simpel maar wordt complex gemaakt.
- Slimme mensen met te eenvoudig werk
- Contractmanagement en Confucius
- De basis is simplificeren en dingen doen
Contractmanagement is simpel maar te complex gemaakt
Contractmanagement is simpel maar wordt complex gemaakt of te complex verondersteld. Hierdoor ontstaat het grootste gevaar: Het excuus om het niet te doen.
Uitspraken over complexiteit:
- Simpele oplossingen vergroten de controle op een complex probleem.
- Complexe oplossingen maken een eenvoudig probleem complexer.
- Complexe oplossingen maken complexe problemen onbeheersbaar.
- Meer mensen die beslissen over een oplossing maakt de oplossing complexer.
- Ondeskundige mensen bouwen de verkeerde (en / of beperkte) oplossingen voor de problemen.
- Complexiteit ontstaat door beperkingen.
Slimme mensen met te eenvoudig werk
Slimme mensen zijn vaak van bijzondere waarde voor een organisatie. Het probleem van te slimme mensen die werk ver beneden hun niveau uitvoeren is u misschien bekend. Als je te slimme / creatieve mensen eenvoudig werk laat uitvoeren is de kans groot dat de oplossing die zij bedenken voor eenvoudige problemen te complex wordt. Deze haakt dan in op veel andere zaken en systemen in een organisatie. Er komt een mooie oplossing die veel kan. Als deze oplossing dan ook nog worden gebouwd ontstaat de uitdaging van onderhoud. Complexe systemen zijn lastig te onderhouden, hebben een grote kans op fouten, zijn niet schaalbaar en leveren niet dat wat in essentie wordt gevraagd. Klinkt dit bekend? Reduceren van complexiteit binnen ICT < Lees meer>
In onder andere de Informatie Technologie (ICT) spreekt men dan van “over engineered”. Nadeel van complexe oplossingen is dat het een tijd duurt voordat deze gebouwd zijn. Tegen de tijd dat zij operationeel zijn, is het probleem al weer gewijzigd (of bestaat niet meer).
Contractmanagement en Confucius
Confucius zei: “Life is really simple, but we insist on making it complicated.”
Dit kan ook worden vertaald naar: “Contract management is really simple but we insist on making it complicated”.
D. Eisenhower “The older I get, the more wisdom I find in the ancient rule of taking first things first – a process which often reduces the most complex human problems to manageable proportions”.
Deze twee statements geven de basis en dat is simplificeren en de dingen doen die je eerst moet doen.
De basis is simplificeren en dingen doen
De basis voor contractmanagement is het probleem definiëren en oplossingen simplificeren. Belangrijk in dit proces is te weten dat contractmanagement een algemene procesgedachte. Het is een veel te vage niet afgebakende oplossing voor een veelkoppig probleem. Dit probleem kan eenvoudig worden gedefinieerd als financiële lekkages.
Enkele contractgerelateerde problemen:
- De CFO heeft geen stuurinformatie
- De contracteigenaar heeft geen toegang tot het contract
- Diverse managementvragen om informatie geeft stress en overwerk bij de informatiebeheerders en verwerkers (onder andere spreadsheets).
- Contracten lopen ongewenst door (zonder leveranciers prestatie)
- Contracten worden automatisch verlengd
- Het contract is zoek
- Het contract wordt niet herzien (condities, verbruik, service)
- Overlappende contracten (o.a. dubbele verzekeringen)
- Boetes (afkoop)
- Onverwachte kosten meerwerk en verbruik
- Facturen worden betaald zonder onderliggend contract
- Wettelijke verplichtingen (o.a. bewaarplicht en archivering)
- Zit dit wel of niet in het contract?
- Contracteigenaar heeft de organisatie verlaten (zwevend contract)
- Bedrijfsontwikkeling wordt tegengehouden omdat een contract moet worden uitgezeten.
Deze problemen kunnen vrij eenvoudig worden opgelost door nu actie te ondernemen. Maak gebruik van onze aanbieding om contractmanagement GRATIS op te zetten. Neem dan nu contact met ons op.